Позаду пора відпусток, і до наступних законних «канікул» ще далеко. Але
виявляється, реально скоротити робочий тиждень можна не тільки за
допомогою державних свят, а й закликавши в союзники принципи
тайм-менеджменту.
Ось сім простих принципів, які допоможуть «скоротити» робочий тиждень.
1. Рада, що набив оскому, - чітко визначити цілі та способи їх досягнення - виявляється, працює на всі сто. Складіть
список всього, що ви робите протягом дня, включаючи самі банальні
справи, проаналізуйте його і безжально позбудьтеся від тих справ, які
заважають досягненню ваших цілей...
2. У більшості компаній прийнято дотримуватися чіткого робочий графік: з 9 до 6 з перервою на обід. Це, з одного боку, дисциплінує співробітників, а з іншого - істотно знижує ефективність роботи.
Справа в тому, що у кожного з нас всередині є власні, біологічний годинник, які не завжди збігаються з годинником механічними. Тому для різних людей існують різні графіки. Звідси порада: з'ясуйте, в який час доби ваша працездатність зростає, і намагайтеся працювати тільки в ці години.
Звичайно, така рада підійде скоріше тим, чиє керівництво спокійно ставиться до вільним графіком співробітників. Якщо
у вашій компанії прийняті строгі години роботи, постарайтеся все ж
скористатися перевагою власних біологічних годин і виконувати
найскладніші завдання в період найвищої продуктивності. Самі не помітите, як час, проведений на роботі, істотно скоротиться.
3. Дедлайн - це стрес, нервування і суцільний негатив. Тому ще одна порада - створювати дедлайни самому собі - виглядає дещо нелогічним. Однак
якщо розібратися, то виявиться, що власноруч сфабрірованние
міні-дедлайни допоможуть здійснити задумане в найкоротші терміни. Для
збільшення продуктивності праці і сокрашенія робочого часу слід
визначити термін виконання будь-якого завдання, а потім скоротити цей
термін як мінімум удвічі. Чим менше часу залишиться для виконання завдання, тим більш сконцентрованим на роботі буде вашу увагу.
4. Уміння приймати швидкі рішення і ставити правильні питання також допоможе істотно скоротити тимчасові втрати. Наприклад,
запитання «Що ви віддаєте перевагу на обід?» Здатний увергнути
будь-якої людини в болісні півгодинні роздуми, а запитання «Фастфуд або
суші?» Надає на вибір всього дві опції, і рішення приходить в кілька
разів швидше. Той же принцип потрібно
використовувати і в спілкуванні з колегами: замість загальних питань по
роботі задавати конкретні, пов'язані з виконуваним завданням.
5. Майже непомітні справи - ті, які ми і справами якось не вважаємо, - забирають у нас найбільша кількість цінного робочого часу. Складаючи
відповіді на електронні листи, ми особисто продовжуємо собі робочий
день мало не до нескінченності: перевірка папки «Вхідні» знижує
концентрацію уваги, і знову зосередитися на тимчасово відкладених у бік
важливих справах стає важче. Вихід один: визначити для себе точний час перевірки пошти і встановити кількість хвилин, витрачених на написання відповідей. Бажано витрачати на це не більше тридцяти хвилин два рази на день.
6. Збори,
планерка, летючка, нарада - як не назви процес загального збору всіх
співробітників компанії в переговорній, він все одно не стане подією, що
економить дорогоцінний робочий час. Відомості,
що не відносяться до безпосередніх обов'язків, швидко забуваються, а
рознос, який начальство влаштує комусь із сусіднього відділу, не підніме
настрій. Тому намагайтеся уникати нарад, якщо є така можливість.
Якщо
ж летючки не уникнути, постарайтеся накидати чіткий план власного
виступу, виписати необхідні відомості в щоденник, підготувати
роздруківки і говорити по суті. Як тільки
обговорюються на зборах питання перестануть стосуватися безпосередньо
вашого поля діяльності, вибачитеся, пошліться на зайнятість і вирушайте
на своє робоче місце. Наради частенько
стають прекрасною ілюстрацією до приказки про переливання з пустого в
порожнє, так до чого витрачати дорогоцінний час на настільки сумнівне
задоволення?
7. Головна порада - вчіться розподіляти тягар відповідальності і доручати частина роботи іншим. Чи не звалювати все на себе. Уміння
правильно розділити робочі обов'язки - якість хорошого лідера, яке до
того ж допоможе істотно скоротити час, проведений у стінах офісу. Передоручити
підлеглим важливі, але віднімають масу часу обов'язки (перевірка
електронної пошти, робота з паперами, складання звітів і т.д.) -
найефективніший спосіб скоротити час, проведений на роботі, і
насолодитися неспішними осінніми вечорами.
|
